Informowanie o nieprawidłowościach i kanały zgłaszania

Tak. Firma Siemens stosuje obowiązującą w całej firmie, przejrzystą, publicznie dostępną i ustandaryzowaną procedurę składania skarg i dokonywania zgłoszeń, która jest w pełni dostępna. Wszystkie skargi i zgłoszenia od pracowników lub osób trzecich są traktowane podobnie, o ile jest to dozwolone na mocy prawa.

Każdy. Procedura składania skarg i dokonywania zgłoszeń jest dostępna dla wszystkich pracowników firmy Siemens, osób z zewnątrz i innych organizacji.

Wszelkie podejrzenia naruszenia lub faktyczne naruszenia przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych, obejmujących prawa człowieka oraz ryzyka i zobowiązania w zakresie ochrony środowiska. Podejrzenie może dotyczyć poszczególnych pracowników firmy Siemens, samej firmy Siemens lub dostawcy firmy Siemens.

Tak. Siemens posiada różne kanały zgłaszania skarg i dokonywania zgłoszeń.

Skargi i zgłoszenia można kierować za pośrednictwem infolinii „Tell us” 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Można to zrobić pisemnie lub telefonicznie - nie trzeba nawet podawać swojego imienia i nazwiska, jeśli dana osoba sobie tego nie życzy.

„Powiedz nam” jest dostępny w wielu różnych językach i jest zarządzany przez niezależnego operatora. Dane są przechowywane na chronionych serwerach w Niemczech. Treść skarg lub zgłoszeń jest przetwarzana wyłącznie przez firmę Siemens.

Ponadto można skorzystać z pomocy zewnętrznego rzecznika. Rzecznik jest niezależnym prawnikiem spoza firmy Siemens, z którym można skontaktować się z zachowaniem poufności i anonimowości.

Jeśli wolisz skontaktować się z kimś bezpośrednio w firmie Siemens, możesz porozmawiać z jednym z naszych specjalistów ds. zgodności. Można również skontaktować się z innymi pracownikami Działu Prawnego i Zgodności, kierownikami firmy, pracownikami Działu Zasobów Ludzkich, przedstawicielami pracowników lub dyrektorem ds. zgodności firmy Siemens.

Wewnętrzny Dział Dochodzeniowy firmy Siemens. Jest to centralne „Biuro ds. Zgłoszeń” firmy, które rozpatruje wszystkie skargi i zgłoszenia, niezależnie od sposobu ich złożenia. Biuro ds. Zgłoszeń podlega bezpośrednio dyrektorowi ds. zgodności, który ma kontakt z zarządem i radą nadzorczą Siemens AG. Pracownicy Biura ds. Zgłoszeń podlegają specjalnemu obowiązkowi zachowania poufności, są bezstronni i posiadają niezbędną wiedzę fachową do profesjonalnego rozpatrywania skarg i zgłoszeń.

Firma może skontaktować się z Tobą, jeśli potrzebne będą dodatkowe informacje, a w niektórych przypadkach ustawa o zachowaniu należytej staranności w łańcuchu dostaw (LkSG) może nakładać na nas obowiązek omówienia z Tobą Twojej skargi. Oczywiście działa to tylko wtedy, gdy możemy się z Tobą skontaktować.

Tak. Wszelkie skargi i zgłoszenia mogą być składane anonimowo, a firma Siemens dokłada wszelkich starań, aby chronić zgłaszającego i zapewnić poufność jego skargi lub zgłoszenia. Poufne dane mogą być ujawniane wyłącznie w razie potrzeby, zgodnie z przepisami prawa. Zasady te obowiązują niezależnie od kanału zgłaszania.

Tak. W terminie siedmiu dni od otrzymania przez nas skargi lub zgłoszenia otrzymasz od firmy Siemens potwierdzenie odbioru.

Tak. Wszystkie skargi i zgłoszenia traktujemy poważnie. Biuro ds. Zgłoszeń analizuje każdą skargę i zgłoszenie, aby wyjaśnić, czy informacje są wystarczające do rozpatrzenia sprawy. Możemy poprosić o dodatkowe informacje.

To zależy: Po przeanalizowaniu skargi lub zgłoszenia przez Biuro ds. Zgłoszeń może ono przekazać je innemu odpowiedzialnemu działowi w firmie lub właściwemu organowi, w celu dalszego rozpatrzenia i ustalenia faktów, bądź też rozpatrzyć je samodzielnie. Jeśli Biuro ds. Zgłoszeń uzna, że konieczne jest wewnętrzne dochodzenie, zostanie wydane upoważnienie do przeprowadzenia dochodzenia. W trakcie dochodzenia Biuro ds. Zgłoszeń przegląda odpowiednie dokumenty, rozmawia ze świadkami i stronami poszkodowanymi oraz, w razie potrzeby, analizuje dane elektroniczne.

Pod koniec procesu ustalania faktów wyniki są podsumowywane w raporcie, który jest przekazywany odpowiednim interesariuszom wewnętrznym. Wyniki mogą obejmować zalecenia podjęcia działań dyscyplinarnych lub innych środków zaradczych, takich jak zarządzanie ryzykiem i środki dotyczące procesów wewnętrznych.

O ile jest to możliwe i prawnie dopuszczalne, poinformujemy Cię w terminie trzech miesięcy o podjętych środkach - nawet jeśli proces ustalania faktów nie zostanie do tego czasu zakończony.

Tak. Wszyscy pracownicy biorący udział w procesie wewnętrznego ustalania faktów muszą przestrzegać pewnych zasad postępowania, w tym:

• Sygnalista musi być chroniony! Jego imię i nazwisko oraz szczegóły zgłoszenia muszą być traktowane jako poufne zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu.
• Wszelkie czynności związane z ustalaniem faktów muszą być wykonywane z szacunkiem, w sposób obiektywny i bez żadnych domniemań.
• Pracownicy, których dotyczy skarga lub zgłoszenie, mają prawo do bycia wysłuchanymi.
• Dane i informacje muszą być traktowane jako poufne zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu i wymogami prawnymi.
• Każdy potencjalny lub faktyczny konflikt interesów ze strony jakiejkolwiek osoby biorącej udział w procesie ustalania faktów musi zostać ujawniony, a osoba ustalająca fakty musi odsunąć się od sprawy.

Tak. Firma Siemens nie będzie tolerować żadnych działań o charakterze represyjnym!

Osoby, które w dobrej wierze składają skargi lub dokonują zgłoszeń, będą w pełni chronione. Jeśli uważasz, że Ty lub ktokolwiek inny był ofiarą działań o charakterze represyjnym lub w jakikolwiek sposób został potraktowany inaczej za złożenie skargi lub dokonanie zgłoszenia, powinieneś natychmiast poinformować o tym naszą firmę za pośrednictwem dowolnego kanału raportowania (najlepiej poprzez „Tell us”).

W odniesieniu do wszystkich wiarygodnych zarzutów dotyczących działań o charakterze odwetowym lub niewłaściwego traktowania, zostaną podjęte odpowiednie działania. W odpowiedzi na potwierdzony przypadek działań o charakterze represyjnym zostaną podjęte surowe środki.